Come gestire la documentazione in modo ottimale

Migliorare la gestione della documentazione

Tra le varie componenti che incidono drammaticamente sulla propria operatività e sull’efficienza della gestione delle spedizioni, un ruolo determinante è giocato dalla burocrazia ovvero dalla necessità di compilare e gestire la documentazione necessaria per la spedizione.

Fasi che non sempre dipendono solamente dal committente, ma che spesso sono rimesse agli stessi trasportatori.

Se ci si ferma a pensare a quali siano le ricadute in termini di tempo di tutte le procedure necessarie alla compilazione del cmr, ad esempio, o ai tempi impiegati per attendere la restituzione del pod da parte del trasportatore incaricato, ci si renderà contodi quanto potrebbe essere importante ottimizzare anche queste fasi del processo di spedizione, per ottenere dei vantaggi decisivi in termini di tempo e di costi.

Ma esiste una soluzione che possa rendere efficiente anche queste fasi, apparentemente destinate a rimanere solo un ostacolo alla propria produttività?

La risposta è sì, e ancora una volta è Dream Missus, un TMS ( Transport Management System ) che vi permetterà di automatizzare numerose procedure che attualmente dovete compiere manualmente con tutte le conseguenze, non sempre profittevoli, che si generano.

Come ottimizzare la gestione della documentazione?

Se oggi sei costretto a compilare un cmr per ogni spedizione effettuata, con Dream missus potrai rilassarti e far fare tutto direttamente al software.

Al momento di inserire i dati di spedizione – tratta, destinatario, etc – Dream Missus procederà in automatico alla compilazione del cmr ( GUARDA IL VIDEO ). Questo lascerà ai tuoi collaboratori il solo compito di stamparlo. Troppo facile? Sì ma tutto vero. E non solo.

Grazie a Dream Missus, non avrai più il problema che spesso si ha, di copie del cmr che non risultano leggibili. La copia della copia, che è quella poi solitamente consegnata al cliente per la firma, rientra in azienda completamente illeggibile rischiando di vanificare l’utilizzabilità del documento stesso.

Con Dream Missus il problema è superato, grazie ad una stampa in 4 copie che permetteranno di ottenere la firma su un documento che resterà leggibile.

Prova a pensare a quanto tempo potrai risparmiare orientando le tue risorse su altre attività che oggi finivano per essere trascurate.

Il tempo sottratto ad attività burocratiche potrà essere dedicato ad altro, come il miglioramento dei servizi di assistenza resi ai propri clienti ad esempio. Ma non è tutto.

Con Dream Missus, per esempio, non dovrai più preoccuparti di sollecitare il trasportatore a farti aver il pod, perché sarà Dream Missus stesso ad inviare messaggi di sollecito per far rientrare la prova di consegna delle spedizioni.

Come sempre accade, l’impatto della tecnologia pensata per affrontare un singolo problema, in questo caso il tempo speso per la redazione della documentazione di trasporto, produce effetti positivi sull’intera organizzazione, perché solleva dallo svolgimento di compiti che non producono nessun effetto economicamente valutabile, se non un mero adempimento di legge.

Consentendo così di liberare tempo prezioso, che potrà essere utilizzato in attività capaci di generare un miglioramento della produttività e quindi, dei misurabili benefici di natura economica.

Vuoi saperne di più?

SEI INTERESSATO? CONTATTACI SUBITO.