Risparmiare oltre 50.000 € annui sui costi di trasporto grazie a Dream Missus

La tecnologia che ti fa risparmiare

Nel 2015 una nota azienda del Comasco, produttrice di materiali compositi rinforzati in fibra di vetro, ci contatta in cerca di soluzioni innovative per problemi gestionali che stava affrontando al suo interno.

LA SITUAZIONE INIZIALE

L’Azienda, valutate le performance dei processi aziendali, si era accorta di avere un problema nella gestione delle spedizioni; la stessa risultava confusa e non ottimizzata e questo incideva pesantemente sui costi di trasporto.
Quando siamo stati interpellati, l’attività di organizzazione dei carichi era affidata a due persone: il responsabile dei trasporti, che concordava le tariffe con i commerciali dei vettori, e il coordinatore del magazzino, che prenotava le spedizioni in accordo con le tariffe stabilite.

La gestione delle spedizioni avveniva prevalentemente con il supporto di due fogli elettronici: uno contenente le tariffe di spedizione ed un secondo con le prenotazioni da inviare via email ai vettori selezionati; quest’ultimo, attraverso un complicato sistema di colorazioni, fungeva anche da strumento comunicativo interno per i carichi in arrivo, in partenza e quelli già arrivati a destinazione.

Com’è facile immaginare, il numero di viaggi e di vettori gestibili con questo metodo era molto ridotto: ad ogni visita commerciale

occorreva confrontare le nuove tariffe offerte con quelle in essere, procedere ad un’eventuale trattativa commerciale e trasferire agli operativi le eventuali variazioni di prezzo, nonché procedere ad un aggiornamento manuale di dati quali quantità, date, status del viaggio etc.
Operativamente la confusione era notevole ed il rischio di errori e dimenticanze era all’ordine del giorno.
Questo meccanismo, lento e macchinoso, ha inevitabilmente influito sui costi di trasporto, spendendo più del necessario per ogni singola spedizione. Considerando che l’Azienda effettua mediamente oltre 44 spedizioni alla settimana, 190 mese, e oltre 2000 l’anno, il valore assoluto delle spese sostenute era considerevole.

LA NOSTRA PROPOSTA

Dopo aver analizzato nel dettaglio la realtà aziendale, abbiamo presentato Dream Missus, un innovativo Transportation Management System ( TMS ) che permette di gestire le spedizioni in modo organizzato ed ottimizzato, e che permette di risparmiare, sin da subito, su ogni spedizione effettuata.

Con Dream Missus le spedizioni non sarebbero più state gestiste come in passato, ma grazie ad un sistema ad asta, l’Azienda avrebbe potuto decidere un prezzo massimo di partenza dell’asta così che i vari operatori del trasporto avrebbero potuto fare la loro offerta per aggiudicarsi la spedizione.

Un’infinità di situazioni che fino ad oggi l’Azienda aveva gestito in modo manuale e macchinoso, con Dream Missus sarebbero state svolte in modo automatico e semplificato.

Dream Missus avrebbe permesso all’Azienda di:

• monitorare in tempo reale lo stato delle spedizioni
• contattare tutti i trasportatori in contemporanea con pochi clic
• valutare i trasportatori per una gestione della qualità ottimale
• avere un archivio storico delle attività e dei documenti
• registrare tutte le spedizioni da effettuare
• informare automaticamente i vettori in caso di modifiche alla spedizione
• richiedere al trasportatore di specificare ora di carico/scarico prevista e targa del mezzo
• mostrare al magazzino la lista delle spedizioni previste per ottimizzare le procedure di carico
• consente di tenere traccia dei documenti annessi
• rilasciare la CMR già precompilata
• allegare con un clic i documenti accompagnatori di ogni singola spedizione permettendone la visibilità al trasportatore, al destinatario o ad entrambi
• informare automaticamente il destinatario dell’avvenuta partenza e dei dettagli relativi
• sollecitare automaticamente lo spedizioniere a verificare l’avvenuta consegna nei tempi previsti
• sollecitare automaticamente i vettori nel produrre le prove di consegna valide ai fini fiscali per ogni singola spedizione
• estrarre ed elaborare in tempo reale in formato elettronico tutti i dati disponibili per ottenere report e statistiche su costi sostenuti, costi per destinatario, per vettore, per tonnellata etc.
• impostare il tempo di carico/scarico previsto per ogni singola spedizione

IL RISULTATO

Dalla presentazione del prodotto alla sua consegna al Cliente il passo è stato breve.
Dall’indomani l’Azienda ha potuto gestire le sue spedizioni in modo intelligente e profittevole.

La messa in funzione è stata semplice e veloce: dopo un breve affiancamento iniziale svolto dal nostro personale, il nostro Cliente è stato in grado di utilizzare il gestionale in completa autonomia.

L’operatività generale è migliorata immediatamente, sia dal punto di vista quantitativo (buona parte delle operazioni avviene ora in automatico) che dal punto di vista qualitativo (si gestiscono solo le situazioni che deviano dallo standard senza dedicare tempo e risorse a gestire la normalità) ed in costi sono scesi vistosamente).

• I costi per ogni singola spedizione sono diminuiti mediamente tra il 4 e 5 per cento rispetto ai prezzi concordati in precedenza
• La gestione delle spedizioni è oggi gestita tramite un’unica piattaforma accessibile da tutti gli uffici competenti (magazzino, amministrazione, commerciale, ecc.)
• Il magazziniere è informato in tempo reale sul mezzo e sull’orario di spedizione e sulla merce che deve essere preparata;
• I commerciali possono verificare in piena autonomia lo stato della spedizione;
• Contabilità ed amministrazione possono verificare la corretta gestione e ricezione della documentazione a supporto delle loro attività;
• La gestione della qualità utilizza i feedback forniti da Dream Missus per monitorare e migliorare il servizio.

Il Cliente dopo un mese di utilizzo ci ha dichiarato:

I vantaggi in termini di ore uomo impiegate nella gestione, e soprattutto nella chiarezza con cui giravano le informazioni, è stato evidente.

Dream Missus gestisce in automatico innumerevoli situazioni che prima venivano gestite manualmente, le risorse liberate sono state destinate ad altri settori strategici interni a tutto vantaggio dell’organizzazione globale e dei costi.

Abbiamo ottimizzato il nostro lavoro, registrando una riduzione del 40{eb65723f023b9439ebe0b4633824777d4f55600a9da09401a8887c93bcce6763} del tempo impiegato nell’organizzazione delle spedizioni (valutazione offerte dei fornitori, tempo dedicato a prenotazione e conferma dei viaggi, tempo dedicato alle verifiche di consegna, ai solleciti, alla ricezione e registrazione cmr).”
“Rilevante è stata la riduzione degli errori: la procedura di gestione dei trasporti elimina le doppie o mancate prenotazioni mentre la possibilità di inserire le targhe dei mezzi al carico annulla il rischio di carico dei mezzi sbagliati.

Siamo contenti di aver contribuito a migliorare in modo decisivo la gestione delle spedizioni di questa azienda

Oggi questa azienda grazie a Dream Missus dichiara un risparmio annuale sui costi di trasporto tra il 4 e 5 per cento.

 

 

Se vuoi provare Dream Missus visita la nostra pagina dedicata

Dream Missus è un’iniziativa di Dreamtech Snc

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